Trong môi trường làm việc hiện đại, email là một công cụ giao tiếp không thể thiếu. Một email được viết tốt có thể giúp bạn giải quyết công việc nhanh chóng, tạo dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và đối tác. Ngược lại, một email dài dòng, lộn xộn có thể gây lãng phí thời gian, tạo ra sự hiểu lầm và làm giảm sự chuyên nghiệp của bạn. Kỹ năng viết email ngắn gọn, chuyên nghiệp không chỉ là một kỹ năng mềm, mà còn là một dấu hiệu của sự tôn trọng thời gian của người khác.
Tiêu đề email rõ ràng và cụ thể:
Tiêu đề là "lời mời" để người nhận mở email của bạn. Hãy làm cho nó thật rõ ràng.
Không tốt: "Chào bạn", "Có vài việc cần trao đổi", "Gấp!"
Tốt: "Đề xuất dự án A – Cập nhật trạng thái", "Yêu cầu phản hồi về báo cáo quý 3", "Họp nhóm [Tên Dự án] vào 9h sáng mai"
Nội dung ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề:
Hạn chế tối đa các câu chào hỏi dài dòng. Vào thẳng vấn đề ngay trong đoạn đầu tiên.
Không tốt: "Xin chào, tôi hy vọng bạn đang có một ngày làm việc tốt đẹp. Tôi viết email này để hỏi về việc..."
Tốt: "Chào [Tên người nhận], tôi viết email này để hỏi về [Vấn đề chính]..."
Sử dụng gạch đầu dòng và in đậm: Khi có nhiều ý cần truyền đạt, hãy dùng gạch đầu dòng hoặc in đậm để người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin.
Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp:
Tránh dùng từ viết tắt, tiếng lóng hoặc những từ quá suồng sã.
Hạn chế dùng biểu tượng cảm xúc trong các email công việc nghiêm túc.
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp trước khi gửi. Một email có lỗi sai có thể làm giảm sự chuyên nghiệp của bạn.
Hạn chế tối đa các câu chào hỏi dài dòng. Ảnh: Internet
Một email chuyên nghiệp thường có cấu trúc đơn giản như sau:
Tiêu đề (Subject): Rõ ràng, cụ thể và có tính hành động.
Lời chào (Salutation): Dùng tên người nhận, ví dụ "Chào [Tên]", "Kính gửi [Tên]".
Mở đầu (Opening): Đi thẳng vào mục đích của email.
Nội dung chính (Body): Trình bày thông tin một cách ngắn gọn, súc tích và có cấu trúc.
Lời kêu gọi hành động (Call to Action - CTA):
Nói rõ bạn mong muốn người nhận làm gì sau khi đọc email.
Ví dụ: "Vui lòng phản hồi trước 5h chiều nay," "Tôi sẽ chờ phản hồi của bạn," "Bạn có thể gửi tài liệu cho tôi trước thứ Sáu không?"
Lời kết (Closing): "Trân trọng," "Cảm ơn," hoặc "Thân ái".
Chữ ký (Signature): Cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ của bạn (tên, chức danh, công ty, số điện thoại).
Cấu trúc email chuyên nghiệp. Ảnh: Internet
Đừng trả lời ngay lập tức: Hãy dành một vài phút để suy nghĩ và viết câu trả lời chu đáo.
Tránh gửi email vào buổi đêm hoặc cuối tuần: Trừ khi thật sự khẩn cấp, điều này thể hiện sự tôn trọng thời gian riêng tư của người khác.
Sử dụng chức năng Cc và Bcc hợp lý: Chỉ đưa những người thực sự liên quan vào email.
Kết luận
Viết email ngắn gọn và chuyên nghiệp là một kỹ năng quan trọng giúp bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Bằng cách áp dụng những nguyên tắc trên, bạn sẽ làm chủ được công cụ giao tiếp này và đạt được những thành công lớn hơn trong công việc.
