Trong mọi mối quan hệ, từ công việc đến đời sống cá nhân, phản hồi (feedback) là một phần không thể thiếu. Nó là một món quà, giúp chúng ta nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của bản thân, từ đó có cơ hội để cải thiện. Tuy nhiên, việc đưa ra hoặc nhận phản hồi không phải lúc nào cũng dễ dàng. Nếu không được thực hiện một cách khéo léo, phản hồi có thể gây ra sự hiểu lầm, tổn thương và làm rạn nứt các mối quan hệ. Kỹ năng phản hồi hiệu quả chính là khả năng biến một cuộc trò chuyện nhạy cảm thành một trải nghiệm tích cực và mang tính xây dựng.
Phản hồi mang tính xây dựng (Constructive Feedback): Tập trung vào việc chỉ ra những điểm cần cải thiện, đi kèm với các gợi ý cụ thể để phát triển. Đây là loại phản hồi phổ biến nhất trong công việc.
Phản hồi tích cực (Positive Feedback): Nhấn mạnh vào những gì đã làm tốt. Loại phản hồi này có vai trò quan trọng trong việc động viên, khích lệ và củng cố sự tự tin.
Phản hồi mang tính phát triển (Developmental Feedback): Thường liên quan đến mục tiêu dài hạn. Loại phản hồi này giúp người nhận có một lộ trình rõ ràng để phát triển bản thân.
Để phản hồi của bạn thực sự có giá trị, hãy tuân theo các nguyên tắc sau:
Tập trung vào hành vi, không phải con người: Thay vì nói "Bạn làm việc thiếu chuyên nghiệp," hãy nói "Tôi thấy báo cáo này vẫn còn vài lỗi chính tả."
Cụ thể và rõ ràng: Thay vì nói "Bạn cần cố gắng hơn," hãy nói "Hãy thử sắp xếp cuộc họp với khách hàng trước khi thuyết trình để hiểu rõ nhu cầu của họ."
Đưa ra phản hồi kịp thời: Hãy đưa ra phản hồi càng sớm càng tốt, ngay sau khi sự việc xảy ra. Điều này giúp người nhận có thể dễ dàng nhớ lại bối cảnh và hành vi của họ.
Sử dụng mô hình SBI (Situation - Behavior - Impact):
Situation (Tình huống): Nêu rõ bối cảnh cụ thể. "Trong cuộc họp hôm qua..."
Behavior (Hành vi): Chỉ ra hành động mà bạn đã quan sát được. "...khi bạn ngắt lời đồng nghiệp..."
Impact (Tác động): Giải thích hành động đó đã ảnh hưởng như thế nào. "...tôi cảm thấy bạn đã làm cho cuộc thảo luận trở nên căng thẳng."
Đưa ra lời khuyên mang tính xây dựng: Sau khi chỉ ra vấn đề, hãy đưa ra các gợi ý cụ thể để cải thiện.
Tập trung vào hành vi, không phải con người. Ảnh: Internet
Nhận phản hồi cũng là một kỹ năng quan trọng không kém.
Lắng nghe một cách chủ động: Đừng ngắt lời người đưa ra phản hồi. Hãy lắng nghe với một tâm thế cởi mở và không phán xét.
Đặt câu hỏi để làm rõ: Nếu bạn không hiểu, hãy đặt câu hỏi để làm rõ. "Ý của bạn là tôi nên trình bày dự án bằng các biểu đồ trực quan hơn?"
Cảm ơn: Hãy cảm ơn người đã dành thời gian và sự quan tâm để đưa ra phản hồi cho bạn, ngay cả khi bạn không đồng ý. Điều này thể hiện sự tôn trọng.
Suy ngẫm và hành động: Sau khi nhận phản hồi, hãy dành thời gian để suy ngẫm. Không phải mọi phản hồi đều đúng, nhưng bạn có thể rút ra những bài học quý giá từ đó.
Kết luận
Phản hồi là một công cụ mạnh mẽ để phát triển bản thân và xây dựng các mối quan hệ bền vững. Khi được thực hiện một cách chuyên nghiệp, nó có thể biến một cuộc trò chuyện khó khăn thành một cơ hội để học hỏi và cải thiện. Bằng cách làm chủ cả hai kỹ năng – đưa ra và nhận phản hồi – bạn sẽ trở thành một người giao tiếp hiệu quả và một người chuyên nghiệp hơn trong mọi khía cạnh của cuộc sống.