Những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, dịch vụ được quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, và đã chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01/11/2018.

Các vấn đề doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu:

- Những đối tượng nào phải áp dụng hóa đơn điện tử thời điểm này.

- Có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử hay không.

- Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có phức tạp.

- Những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử,...

1. Hiệu lực thi hành

- Nghị định số 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2018.

- Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.

2. Các đối tượng áp dụng

Các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:

- Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật kinh doanh bảo hiểm, Luật chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân.

- Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã.

- Hộ, cá nhân kinh doanh.

- Tổ chức khác.

3. Doanh nghiệp có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Lưu ý: Đối với mỗi lần bán hàng, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng 01 hình thức hóa đơn. Cụ thể nếu sử dụng hóa đơn đặt tin (tự in) cho lần bán hàng đó thì không sử dụng hóa đơn điện tử, và ngược lại.

 4. Các lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử với doanh nghiệp

 Có thể thấy được 1 số lợi ích rõ ràng của việc sử dụng hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy như sau:

- Tiết kiệm thời gian và chi phí. Chi phí ước tính trung bình chỉ vài trăm đồng cho 1 hóa đơn. Khi sử dụng hóa đơn giấy tốn kém các chi phí in ấn, tốn kém thời gian và chi phí khi gửi hóa đơn cho khách hàng ở xa (trường hợp chuyển phát nhanh hóa đơn).

- An toàn thông tin, tính bảo mật cao hơn, tra cứu dễ dàng.

- Không tốn không gian, công sức bảo quản như hóa đơn giấy, tránh các nguy cơ về mất, hỏng hóa đơn.

- Không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giống như hóa đơn giấy, vì khi sử dụng hóa đơn điện tử thông tin đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục thuế khi xác thực.

 5. Quy trình đăng ký, sử dụng

*Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý trực tiếp:

- Quyết định của đơn vị khi đơn vị đăng ký hóa đơn điện tử.

- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (kèm theo mẫu hóa đơn): Tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ngày chính thức áp dụng, số lượng hóa đơn (Từ số… đến số), ngày lập thông báo phát hành,...

*Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử:

- Để xuất hóa đơn điện tử bạn phải sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử, hoặc phần mềm kế toán có chức năng tích hợp xuất hóa đơn điện tử.

- Lập hóa đơn và cần có chữ ký số để đăng ký và xuất hóa đơn điện tử.

- Sau khi ký số và phát hành hóa đơn, hóa đơn sẽ được gửi đến email khách hàng và được lưu trữ trên trang hóa đơn điện tử của nhà cung cấp.

Theo nghị định này thì lộ trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là trong vòng 24 tháng ( 01/11/2018 đến 01/11/2020). Các doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu các quy định và thực hiện.