BP Yêu cầu
|
Thông tin yêu cầu mua hàng (Mặt hàng, Số lượng, Qui cách, Ngày hiệu lực).
|
Bước 1: Lập Yêu cầu mua hàng - Purchase Request – S1
Tham khảo
- Bảng giá.
- Báo cáo Tồn kho.
- Báo cáo hàng có thể xuất.
|
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (98 – Chờ tham chiếu).
- B1: Purchase Request (Open).
- Hệ thống tự động đánh số lệnh khi tạo Yêu cầu mua tại bước này (Tham khảo tài liệu NKC - Thiet Lap_Chuc Nang.docx).
|
Mua hàng
|
Thao tác
- Bộ phận yêu cầu lập Yêu cầu mua hàng bằng cách nhập các thông tin hệ thống yêu cầu với các lưu ý như sau:
- Vào chức năng: S1 à Mua hàng à Yêu cầu à Lập chứng từ.
- Loại chứng từ: 2110 - Nhập Mua Trong Nước.
- Chọn Nhân viên yêu cầu mua.
- Chọn mặt hàng, số lượng, đơn giá yêu cầu mua.
- Chọn kho nhập mua: Chọn kho cần nhập.
- Chọn dự án (nếu có).
- Ngày cần hàng (Required Date), ngày hiệu lực (Valid Until) phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ (Posting Date). Mặc định lấy ngày đề nghị (Posting Date) cộng n ngày. Mặc định n = 3 ngày và có thể cấu hình.
- Ghi chú các thông tin cần thiết (Tùy chọn).
- Lưu ý: Yêu cầu mua hàng không được lập chung vừa mua hàng hóa vừa mua dịch vụ.
|
Mua hàng
|
Yêu cầu hàng mua tình trạng là “98 - Chờ tham chiếu” và còn hiệu lực.
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (98 - Chờ tham chiếu).
- B1: Purchase Request (Open).
|
Bước 2: Lập Đơn hàng mua - Purchase Order – S1
Tham khảo
- Bảng giá đối tác (Nếu có).
- Báo cáo Tồn kho.
|
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (11 - Chờ duyệt qui trình).
- B1: Purchase Order Draft (Open).
Chứng từ ảnh hưởng
- Trường hợp tham chiếu hết Yêu cầu mua hàng
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (99 – Hoàn thành).
- B1: Purchase Request (Closed).
- Trường hợp tham chiếu 1 phần Yêu cầu mua hàng
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (98 – Chờ tham chiếu).
- B1: Purchase Request (Open).
- Giống số lệnh của Yêu cầu mua hàng (Purchase Request)
|
PM/QL
|
Thao tác
- Bộ phận mua hàng lập Đơn hàng mua bằng cách nhập các thông tin hệ thống yêu cầu với các lưu ý như sau:
- Vào chức năng: S1 à Mua hàng à Đơn hàng à Lập chứng từ.
- Loại chứng từ: 2110 - Nhập Mua Trong Nước.
- Chọn đối tác.
- Nhấn nút [Copy From], chọn Yêu cầu mua hàng cần lên đơn hàng: tham chiếu toàn bộ hoặc 1 phần của Yêu cầu mua hàng, được chỉnh sửa số lượng, không được thêm các mặt hàng khác ngoài đơn hàng tham chiếu.
- Có thể tham chiếu đến nhiều Yêu cầu mua hàng.
- Nhập đơn giá mua hàng.
- Ngày giao hàng (Delivery Date) phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ (Posting Date). Mặc định lấy theo ngày yêu cầu (Required Date) của phiếu yêu cầu tham chiếu.
- Ghi chú các thông tin cần thiết (Tùy chọn).
Ghi chú:
- Giá tham khảo theo mặt hàng là lấy giá thấp nhất trong vòng 1 năm (giá của GRPO theo đối tác).
Lưu ý:
- Đơn hàng mua không được lập chung vừa mua hàng hóa vừa mua dịch vụ.
|
PM/QL
|
Đơn hàng mua có tình trạng là “11 – Chờ duyệt qui trình”.
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (1A - Chờ duyệt qui trình cấp 1).
- B1: Purchase Order Draft (Open).
|
Bước 3: Duyệt qui trình cấp 1 - Purchase Order – S1
Tham khảo
- Bảng giá đối tác (Nếu có).
- Báo cáo Tồn kho.
|
Trường hợp Phê duyệt
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (1N – Chờ duyệt giá trị đơn hàng).
- B1: Purchase Order Draft (Open).
Trường hợp Từ chối
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (91 – Từ chối).
- B1: Purchase Order Draft (Closed).
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (98 – Chờ tham chiếu).
- B1: Purchase Request (Open)
|
BGĐ
|
Thao tác
- Trưởng Bộ phận mua hàng thực hiện phê duyệt như sau:
- Vào chức năng: S1 à Phê duyệt à Phê duyệt chứng từ à Tab “Chờ xử lý”.
- Nếu giá trị đơn hàng > xxxx thì hệ thống cập nhật tình trạng "1N – Chờ duyệt giá trị đơn hàng ", chuyển sang bước 4.
- Nếu giá trị đơn hàng ≤ xxxx thì hệ thống cập nhật tình trạng "98 – Chờ tham chiếu", chuyển sang bước 5.
- Nếu [Từ chối], cần ghi rõ lý do. Hệ thống đóng Đơn hàng mua.
|
BGĐ
|
Đơn hàng mua có tình trạng là “1N – Chờ duyệt giá trị đơn hàng”.
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (1B – Chờ duyệt qui trình cấp 2”.).
- B1: Purchase Order Draft (Open).
|
Bước 4: Duyệt qui trình cấp 2 - Purchase Order – S1
Tham khảo
- Bảng giá đối tác (Nếu có).
- Báo cáo Tồn kho.
|
Trường hợp Phê duyệt
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (98 – Chờ tham chiếu).
- B1: Purchase Order (Open).
- Chỉ số ảnh hưởng:
Trường hợp Từ chối
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (91 – Từ chối).
- B1: Purchase Order Draft (Closed).
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (98 – Chờ tham chiếu).
- B1: Purchase Request (Open)
Số chứng từ
Hệ thống tự động đánh số chứng từ khi duyệt Đơn hàng mua tại bước này (Tham khảo tài liệu NKC - Thiet Lap_Chuc Nang.docx).
|
Kho
|
Thao tác
- Trưởng Bộ phận mua hàng thực hiện phê duyệt như sau:
- Vào chức năng: S1 à Phê duyệt à Phê duyệt chứng từ à Tab “Chờ xử lý”.
- Nếu [Duyệt], hệ thống tạo Đơn hàng mua chính thức, chuyển sang bước 5.
- Nếu [Từ chối], cần ghi rõ lý do. Hệ thống đóng Đơn hàng mua.
|
Kho
|
Có đơn hàng mua tình trạng là “98 - Chờ tham chiếu” và còn hiệu lực.
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (98 - Chờ tham chiếu).
- B1: Purchase Order (Open).
|
Bước 5: Lập Lệnh nhập kho - Goods Receipt PO – S1
Tham khảo
- Thông tin đơn hàng.
- Báo cáo Tồn kho.
|
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (42 - Chờ nhập kho).
- B1: Goods Receipt PO Draft (Open).
Số lệnh:
Số lệnh giống số lệnh của Đơn hàng mua (Purchase Order)
|
Kho
|
Thao tác
- Bộ phận Kho lập Lệnh nhập kho bằng cách nhập các thông tin hệ thống yêu cầu với các lưu ý như sau:
- Vào chức năng: S1 à Mua hàng à Nhập hàng à Lập chứng từ.
- Loại chứng từ: 2110 - Nhập Mua Trong Nước
- Chọn đối tác.
- Nhấn nút [Copy From], chọn Đơn mua hàng cần lập lệnh Nhập kho: tham chiếu toàn bộ hoặc 1 phần của Đơn hàng mua (Hàng hóa) và được chỉnh sửa số lượng theo thực tế hàng cần nhập kho.
- Không được thêm các mặt hàng khác ngoài đơn hàng tham chiếu.
- Phân bổ phí: Hệ thống tự động Tick chọn theo cấu hình trên danh mục đối tác (thuộc tính Properites 7) và cho chọn lại
- Nếu trên đối tác đang chọn YES thì sẽ chọn là YES: nếu người dùng chọn lại là NO thì sẽ không lưu và thông báo “Đối tác này đang bắt buộc phải phân bổ phí”.
- Trên đối tác đang chọn NO thì sẽ chọn là NO
- Chọn kho nhập mua: Chọn kho cần nhập.
- Ghi chú các thông tin cần thiết (Tùy chọn).
Lưu ý:
Lệnh nhập kho có phân bổ phí sẽ qua bước 6.
|
Kho
|
Lệnh nhập kho có tình trạng là “42 – Chờ nhập kho”.
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (42 - Chờ nhập kho).
- B1: Goods Receipt PO Draft (Open).
|
Bước 6: Nhập kho - Goods Receipt PO – S1
Tham khảo
|
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (52 – Chờ nhập hoá đơn).
- B1: Goods Receipt PO (Open).
- Đơn hàng mua (Nếu lệnh nhập kho tham chiếu hết Đơn hàng mua):
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (99 – Hoàn thành).
- B1: Purchase Order (Closed)
- Số chứng từ.
- Chỉ số ảnh hưởng:
- Giảm số lượng đặt hàng.
- Tăng số lượng tồn kho.
- Tăng số lượng có thể xuất.
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (91 – Từ chối).
- B1: Goods Receipt PO Draft (Closed).
Số chứng từ
Hệ thống tự động đánh số chứng từ khi Nhập kho tại bước này (Tham khảo tài liệu NKC - Thiet Lap_Chuc Nang.docx).
|
Kế toán chứng từ
|
Thao tác
- Kho có thể thực hiện Nhập kho hoặc Từ chối lệnh nhập kho:
- Vào chức năng: S1 à Kho à Nhập/Xuất kho à Tab “Chờ xử lý”.
- Nếu Nhập, chọn nút [Nhập/Xuất], mở màn hình Quét Lô/Serial:
- Mặt hàng quản lý Lô/Serial: Nhập Lô/Serial, Số lượng, Chọn BIN, Số Cont, Số Seal, Số PO, Ngày Nhập, Ngày Sản xuất, Ngày Hết hạn
- Mặt hàng không quản lý Lô/Serial thì hệ thống tự bố trí (nếu kho có quản lý BIN thì phải chọn lại BIN cho dòng đã bố trí), Số lượng, Số Cont, Số Seal, Số PO, Ngày Nhập, Ngày Sản xuất, Ngày Hết hạn
- Nhấn Lưu, hệ thống add chứng từ GRPO thành chính đồng thời cập nhật tình trạng (status) số serial/Batch trên bảng OBTN/OSRN:
- Nếu Từ chối, chọn nút [Từ chối] cần ghi rõ lý do, hệ thống Đóng lệnh nhập hàng.
Lưu ý:
- Khi các serial nhập vào kho QC, hệ thống API sẽ cập nhật tình trạng lỗi đối với từng Serial. Các Serial lỗi này sẽ chuyển qua PM xác nhận. Thông tin danh sách xác nhận như sau:
- PM sẽ cập nhật ô tình trạng gồm:
- Chờ PM ý kiến
- Đang thương lượng
- Nhập
- Đổi
- Trả
Serial
|
Tình trạng lỗi
|
Tình trạng
|
S1
|
Lỗi 1
|
Đổi
|
S2
|
Lỗi 2
|
Trả
|
S3
|
Lỗi 3
|
Nhập
|
S4
|
Lỗi 4
|
Đang thương lượng
|
S5
|
Lỗi 5
|
Chờ PM ý kiến
|
S6
|
Lỗi 6
|
Chờ PM ý kiến
|
S7
|
Lỗi 7
|
Chờ PM ý kiến
|
- Hệ thống sẽ gửi email đến PM các số serial đang có tình trạng "Đang thương lượng", "Chờ PM ý kiến" vào 1 giờ hàng ngày (thời gian sẽ được cấu hình)
- Khi nhập kho thì lưu lại thông tin mà kho quét trước đó để NKC xử lý số chênh lệch giữa kho quét và thực tế nhập vào kho
- Trường hợp hàng thực tế về ít hơn so với trên chứng từ:
- Kho từ chối nhập kho
- Kho báo nhân viên mua hàng lập lại phiếu nhập kho đúng với số lượng thực tế về
- Kho nhập kho
- Kho cứ nhập số lượng đúng trên phiếu, đối với hàng thiếu thì nhập số serial AO+#### và chuyển qua kho chờ xử lý à hệ thống quét số serial bắt đầu bằng ký tự “AO” để gửi email nhắc nhở?
- Kế toán ghi nhận công nợ và phân bổ chi phí luôn
- Các bước còn lại KHO, MUA HÀNG, KẾ TOÁN làm việc với nhau bên ngoài (xử lý hàng thiếu, hư hỏng, .....)
- Trường hợp hàng thực tế về nhiều hơn so với trên chứng từ:
- Kho từ chối nhập kho
- Kho báo nhân viên mua hàng lập lại phiếu nhập kho đúng với số lượng thực tế về
- Kho nhập kho
- Kho cứ nhập số lượng đúng trên phiếu.
- Hàng thừa:
- Nếu NCC không tính tiền thì:
- Kho nhập tiếp hàng dư bằng Qui trình nhập hàng thừa (Goods Receipt) với giá = 0 (Hệ thống sẽ tính lại giá vốn).
- Lập thêm yêu cầu nhập hàng như bình thường
|
Kế toán chứng từ
|
Phiếu nhập kho có tình trạng là “52 – Chờ nhập hóa đơn”.
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (52 – Chờ nhập hóa đơn).
- B1: Goods Receipt PO (Open).
|
Bước 7 : Ghi nhận hóa đơn - A/P Invoice – B1
Tham khảo
Danh sách chứng từ nhập kho.
|
Trường hợp có Phân bổ phí
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (53 – Chờ phân bổ phí).
- B1: A/P Invoice (Open).
Trường hợp có không Phân bổ phí
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (99 – Hoàn thành).
- B1: A/P Invoice (Open).
|
Kế toán chứng từ
|
Thao tác
- Kế toán kiểm tra thông tin và ghi nhận công nợ:
- SAP à Administration à My Task/Activity
- Chọn chứng từ cần ghi nhận công nợ và Copy To à A/P Invoice và cập nhật các thông tin:
- Ngày hóa đơn (Document Date), Diễn giải HĐ.
- Ngày đến hạn thanh toán (Due Date) = Document Date + Số ngày được công nợ.
- Trường hợp KHÔNG phân bổ phí thì chọn tình trạng "99 – Hoàn thành"
- Trường hợp CÓ phân bổ phí thì chọn tình trạng "53 – Chờ phân bổ phí"
- Nhấn [Add new] để lưu lại.
|
Kế toán chứng từ
|
Hoá đơn mua hàng có tình trạng là “53 – Chờ phân bổ phí”
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (53 – Chờ phân bổ phí).
- B1: A/P Invoice (Open).
|
Bước 8: Phân bổ chi phí - Landed Cost – B1
|
- S1: 2110 - Nhập Mua Trong Nước (99 – Hoàn thành).
- B1: A/P Invoice (Open).
- Nợ 1561/ Có 1562(Landed Cost).
- Nợ 1561/ Có 3333 (Nếu có thuế nhập khẩu).
|
Kết thúc
|
Thao tác
- Kế toán thực hiện phân bổ chi phí mua hàng với các thông tin sau:
- Vào chức năng: B1 à Purchasing - A/P à Landed Cost.
- Chọn đối tác.
- Ngày ghi nhận.
- Tham chiếu đến phiếu hoá đơn mua hàng.
- Nhập thông tin phân bổ chi phí cho mặt hàng, Ngày ghi nhận, Diễn giải.
- Nếu mua hàng nhập khẩu sẽ phát sinh thêm thuế nhập khẩu.
- Nhập các ghi chú khác (Tùy chọn).
- Nhấn [Add] để lưu chứng từ. Sau khi lưu chứng từ Landed Cost xong thì Kế toán sẽ mở lại phiếu hoá đơn mua hàng (A/P Invoice) cập nhật lại tình trạng “99 – Hoàn thành”: hệ thống tự động update tình trạng (status) số serial/Batch trên bảng OBTN/ OSRN:
- Nếu tình trạng A/P Invoice có tình trạng “53- Chờ phân bổ phí”: Locked
- Ngược lại, cập nhật thành “Released”.
Lưu ý
- Dùng Landed Cost để phân bổ trước các chi phí (Tạm tính) và treo vào tài khoản trung gian 1562
- Trường hợp có hóa đơn chi phí:
- Giá trị hóa đơn = giá trị phân bổ: nhập A/P Invoice (Nợ 1562, 1331/ Có 3311)
- Giá trị hóa đơn > Giá trị phân bổ:
- Nhập A/P Invoice (Nợ 1562, 1331/ Có 3311).
- Đánh giá số lượng đơn hàng (Nợ 1561/ Có 1562) hoặc (Nợ 632/ Có 1562)
- Giá trị hóa đơn < Giá trị phân bổ:
- Nhập A/P Invoice (Nợ 1562, 1331/ Có 3311)
- Đánh giá số lượng đơn hàng (Có 1562/ Nợ 1561) hoặc (Nợ 1562/ Có 632)
- Trường hợp có thuế GTGT hàng nhập khẩu:
|