Hướng dẫn thông báo phát hành HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ lần đầu qua mạng

Những điều cần biết về Hoá đơn điện tử Hilo Invoice

1. Cơ sở pháp lý đối với thủ tục đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

• Thông tư số 32/2011/TT-BTC Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
• Thông tư số 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ tài chính, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ tài chính.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

2. Điều kiện để doanh nghiệp có thể làm thủ tục đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

• Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế và có khả năng hoặc đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
• Doanh nghiệp có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Doanh nghiệp có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn và có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu.
• Doanh nghiệp có địa điểm và các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.

3. Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp 

Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Tổ chức trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về nội dung của Hoá Đơn Điện Tử).

Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).

Các lưu ý:

Trước đây: sau 05 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn.

Nhưng từ ngày 12/6/2017: theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định: sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn.

Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu

Tổ chức cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Hóa đơn điện tử mẫu: là mẫu hóa đơn được doanh nghiệp tự phát hành hoặc đăng ký gói dịch vụ hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp dịch vụ như bkav, ehoadon, dịch vụ hóa đơn điện tử của Hilo do công ty Công nghệ Chính Nhân tư vấn cung cấp cho doanh nghiệp của bạn

Mẫu hóa đơn điện tử của T-van HiLo do Chính Nhân triển khai cho khách hàng 

Cả 3 thủ tục trên được gửi tới cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc có thể in ra gửi tới cơ quan thuế.

Lưu ý:

Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi cơ quan thuế 1 lần.

Theo quy định của thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017, nếu cơ quan thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hoá đơn điện tử của doanh nghiệp sau 2 ngày làm việc, thì doanh nghiệp nghiễm nhiêm được phép xuất hoá đơn điện tử 1 cách hợp pháp.

Hiện nay, hóa đơn điện tử được sự hỗ trợ của công cụ phần mềm hóa đơn điện tử vì vậy, khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải đăng ký với đơn vị cung cấp phần mềm để được triển khai sử dụng hóa đơn điện tử.

Trên đây là thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, nếu bạn cần tư vấn triển khai và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ nhân viên tư vấn chúng tôi sẵng sàng hỗ trợ miễn phí bạn ngay.