Thùy Anh, nhân viên kế toán một doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Hà Nội cho biết, cô khá mệt mỏi với công việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu công ty. Theo bà, các loại hóa đơn hiện đã chuyển sang dạng điện tử nhưng các chứng từ kèm theo như hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bàn giao vẫn phải lưu giữ bằng bản cứng thủ công. Cô và các đồng nghiệp mất nhiều thời gian, công sức mỗi khi cần tìm lại.
“Hầu hết hồ sơ của công ty tôi phải lưu giữ 10 năm. Hiện lượng tài liệu quá lớn, chúng tôi cũng thiếu tủ, trong khi lượng giấy tờ này ngày càng nhiều”, kế toán này cho biết.
Tương tự, Minh Phương, nhân viên hành chính một bệnh viện tư nhân ở Hà Nội, cũng đang gặp khó khăn trong việc tìm giải pháp quản lý, lưu trữ hồ sơ, chứng từ. Phương cho biết, hiện bệnh viện chưa có giải pháp quản lý văn bản tối ưu phù hợp với xu thế chuyển đổi số hiện nay. Bên cạnh tài liệu lưu trữ truyền thống, cô muốn scan tài liệu để sau này tìm kiếm dễ dàng hơn, khoa học hơn. Tuy nhiên, việc quét thủ công cũng không khả thi vì lượng giấy tờ mỗi ngày phải nhận quá nhiều.
Thấu hiểu những khó khăn của doanh nghiệp, mới đây, Công ty Cổ phần Logistics Hàng không (ALS) và Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI (FSI) đã đưa ra giải pháp toàn diện về số hóa vật lý và tài liệu. Theo đại diện ALS, đây là giải pháp tổng thể, đồng bộ và toàn diện nên an toàn, bảo mật cao, cũng như thuận tiện trong việc tra cứu, truy cập.
Kho hàng với diện tích lớn, vị trí thuận lợi dễ dàng kết nối kinh doanh.
Cụ thể, giải pháp tích hợp này góp phần giải quyết bài toán cho những doanh nghiệp phải tốn nhiều diện tích để lưu trữ tài liệu, những đơn vị muốn cắt giảm chi phí hay những đơn vị cần quản lý và lưu trữ tài liệu. Tra cứu tài liệu nhanh chóng.
Bên cạnh việc tiết kiệm không gian và nhân lực, ALS cho biết các đơn vị có thể cắt giảm từ 30% đến 50% chi phí lưu kho khi áp dụng giải pháp. “Dịch vụ của chúng tôi đạt tiêu chuẩn lưu trữ tài liệu vật lý với độ an toàn và bảo mật cao, mang đến cho khách hàng sự an tâm”, đại diện ALS khẳng định.
Khách hàng có thể linh hoạt lựa chọn dịch vụ theo nhu cầu của mình. Đối với giải pháp lưu trữ vật lý, ALS bảo quản hồ sơ trong hệ thống kho hiện đại, sức chứa lớn, đáp ứng các tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, chống mối mọt. Theo ALS, tài liệu sẽ được lưu trữ trong từng hộp tiêu chuẩn, được mã hóa, niêm phong và có thể được lấy ra bất cứ lúc nào tại kho trung tâm hoặc chuyển đến địa điểm của khách hàng.
Đối với những tài liệu quan trọng, khách hàng có thể lựa chọn dịch vụ số hóa với công nghệ nhận dạng chữ viết tay và bảo mật nhiều lớp. Các tài liệu quan trọng này sẽ được lưu trữ trên đám mây, giúp khách hàng có thể tra cứu, truy xuất ngay lập tức theo nhu cầu một cách thuận tiện, nhanh chóng và bảo mật cao.
Với giải pháp của ALS, tài liệu sẽ được lưu trữ trong từng hộp tiêu chuẩn, được mã hóa, niêm phong và có thể truy xuất bất cứ lúc nào tại kho trung tâm hoặc giao đến địa điểm của khách hàng.
Với cả hai loại lưu trữ, các doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và truy xuất tất cả các tài liệu vật lý và kỹ thuật số cũng như chi phí lưu trữ của chúng trên nhiều nền tảng web và ứng dụng.
ALS là một trong những đơn vị tiên phong cung cấp các giải pháp logistics hàng không tiêu chuẩn quốc tế tại Việt Nam. Với lợi thế về cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất và trang thiết bị sẵn có, công ty này đang cung cấp hệ thống kho tài liệu lớn với diện tích lưu trữ vật chất lên đến 1 triệu thùng tài liệu. Kho lưu trữ ở vị trí trung tâm, kết nối dễ dàng, đảm bảo dễ dàng vận hành và quản lý tài liệu cho các tổ chức, doanh nghiệp. Trong khi đó, FSI Việt Nam cũng là đơn vị đi đầu trong công nghệ số hóa tài liệu.
Thế Dân (Ảnh: ALS)
Tổng hợp: Công Nghệ Chính Nhân
