Thay đổi là điều khó khăn đối với mọi người, và khi nó xảy ra ở quy mô lớn, thách thức càng lớn hơn. Trong suốt 15 năm qua, chúng ta đã chứng kiến nhiều tổ chức lớn gặp khó khăn trong việc tiếp nhận các công nghệ như di động, Big Data, đám mây và chuyển đổi số chung. Hiện tại, AI đang ép buộc các công ty và nhân viên của họ phải thay đổi, dù họ có muốn hay không.

Một phần của vấn đề là nợ công nghệ, khái niệm cho rằng công nghệ của tổ chức phải phát triển để tận dụng triệt để các công nghệ mới, thay vì sử dụng một tập hợp các khả năng kỹ thuật được thiết kế cho một thời đại trước đó. Việc thay đổi những thứ cốt lõi trong việc vận hành doanh nghiệp mà không làm hỏng những gì đã hoạt động tốt là không dễ dàng. Không nhiều quản lý sẽ hoàn toàn chấp nhận loại thay đổi này. Thay đổi sâu rộng liên quan đến rủi ro lớn cũng như tiềm năng to lớn.

Một phần khác của vấn đề là quán tính thể chế. Việc thay đổi cách mọi người làm việc thực sự rất khó. Tôi xin kể về câu chuyện khi tôi còn là một nhà văn kỹ thuật nhiều năm trước, khi chúng tôi triển khai một hệ thống máy tính tại một văn phòng đăng ký đất đai của một thị trấn nhỏ. Các giấy tờ đất đai của thị trấn được lưu trữ trên giấy và cất trong các tủ hồ sơ. Quy trình này rất thủ công và rườm rà, khiến việc truy tìm giấy tờ trở thành một quá trình có thể mất hàng tuần vì mọi người phải đào bới qua đống giấy tờ.

Hệ thống máy tính rõ ràng là tốt hơn, nhưng những nhân viên ở quầy tiếp tân, những người giao tiếp với công chúng, không bị thuyết phục. Một phần công việc của họ là đóng dấu các tài liệu hoàn thành bằng một con dấu cao su, điều này đã trở thành một phần không thể thiếu trong công việc của họ suốt 20 hoặc 30 năm. Đối với những nhân viên này, con dấu là biểu tượng của danh tính và quyền lực của họ. Họ không muốn từ bỏ nó.

Cuối cùng, kiến trúc sư hệ thống đã nhượng bộ và cho phép họ giữ lại con dấu. Mặc dù con dấu thực sự không còn cần thiết cho hệ thống trực tuyến, việc giữ lại nó đã giúp họ chấp nhận thay đổi.

Điều này dẫn chúng ta đến vấn đề lớn nhất: quản lý thay đổi. Thành phần khó nhất trong việc triển khai công nghệ mới không phải là mua sắm, thử nghiệm và triển khai nó, mà là khiến mọi người sử dụng nó. Đôi khi, bạn phải cho phép họ giữ lại con dấu của mình, nếu không, họ sẽ phá hoại ngay cả những ý định tốt nhất của đội ngũ triển khai giải pháp.

Suy nghĩ về tất cả những điều đó, và sau đó xem xét mức độ thay đổi mà AI mang đến, bạn sẽ thấy một điều chỉnh mạnh mẽ hơn về cách chúng ta làm việc. Những người giữ con dấu cảm thấy quyền lực của họ đang bị suy giảm, và bạn phải cẩn thận không làm họ xa lánh, nếu không bạn có thể lãng phí tiền bạc.

Cuối cùng, tổ chức là con người và con người thì phức tạp, và bạn phải nhìn vượt ra ngoài công nghệ để đến mục tiêu cuối cùng: triển khai phần mềm mới có thể chuyển đổi doanh nghiệp.

AI Là Một Cách Làm Việc Hoàn Toàn Mới

Những sự thay đổi công nghệ lớn trong các tổ chức không phải là điều mới mẻ. Sự xuất hiện của máy tính cá nhân vào những năm 1980 và sự gia tăng của bảng tính và xử lý văn bản là một trong những thời điểm đó. Internet và World Wide Web là một thời điểm khác, nhưng AI có thể lớn hơn những làn sóng thay đổi trước đây.

Karim Lakhani, giảng viên tại Viện Thiết kế Dữ liệu Số Harvard, cho biết: “Kỷ nguyên internet đã làm giảm chi phí truyền thông tin, và các giám đốc công nghệ thông tin đã tận dụng điều đó để đưa các công nghệ số vào trong các tổ chức của họ. Nhưng AI là một loại công nghệ khác biệt rõ rệt. Nó đang làm giảm chi phí chuyên môn.”

CEO của Box, Aaron Levie, đưa ra quan điểm xa hơn, nói rằng đây là lần đầu tiên máy tính thực hiện công việc mà con người đã làm trước đó, thay vì chỉ giúp con người làm việc đó hiệu quả hơn. “Vì vậy, đây là một mối quan hệ mới với máy tính vì máy tính đang đưa ra các quyết định phán xét. Chúng đang đánh giá thông tin. Chúng đang xử lý dữ liệu của chúng ta theo cách mà một con người sẽ làm,” Levie cho biết, và các công ty cần bắt đầu suy nghĩ lại về vai trò của máy tính trong tổ chức.

Levies cho rằng có một bộ khung và mô hình hoàn toàn mới mà chúng ta phải phát triển do những gì AI có thể làm trong bối cảnh doanh nghiệp, và điều này bao gồm việc suy nghĩ về cách công nghệ này sẽ ảnh hưởng đến tổ chức tổng thể và xem xét các vấn đề như độ chính xác của câu trả lời, rò rỉ dữ liệu, dữ liệu nào được sử dụng để đào tạo các mô hình và những vấn đề khác.

Tuy nhiên, Levie cho rằng nền tảng của công ty mình đã được xây dựng để xử lý những vấn đề này và giúp khách hàng giải quyết chúng, nhưng các công ty đang phải đối mặt với nhiều nhà cung cấp khác nhau kể những câu chuyện tương tự, điều này thường khiến việc tìm kiếm những nhà cung cấp thực sự có thể giúp đỡ và mang lại giá trị trở nên khó khăn hơn.

Liệu Điều Này Có Thực Sự Hoạt Động?

Một vấn đề lớn mà các tổ chức phải đối mặt là xác định liệu AI sinh ra có thực sự mang lại lợi ích về năng suất hay không; hiện tại không có cách nào tốt để kết nối trực tiếp giữa khả năng của AI và năng suất tăng lên. Điều này khiến việc bán nó nội bộ cho những nhân viên nghi ngờ, những người có thể lo lắng về tương lai của chính họ khi triển khai AI, trở nên khó khăn hơn.

Ngược lại, sẽ có những nhân viên yêu cầu các công cụ mới này, và sự căng thẳng đó có thể tạo ra thêm căng thẳng trong tổ chức khi các nhà quản lý làm việc để xác định cách triển khai AI trong toàn công ty với một loạt các ý kiến về cách nó sẽ ảnh hưởng đến công việc.

Một số người như Jamin Ball, đối tác tại Altimeter Capital, đã viết rằng công nghệ này chuyển đổi đến mức các công ty phải thực hiện bước nhảy, dù họ không thấy lợi ích ngay lập tức. “Hiện tại thế giới đang thay đổi — AI là một sự chuyển giao nền tảng khổng lồ. Và bằng việc KHÔNG áp dụng / chi tiêu vào nó, bạn có nguy cơ mất thị phần và dần trở nên không liên quan,” ông viết trong bản tin Clouded Judgement của mình vào tháng 7.

Rita Sallam, một nhà phân tích tại Gartner, cho biết nếu bạn nhìn lại những ngày đầu của các trình xử lý văn bản đầu tiên, giá trị của chúng không thực sự nằm ở việc tiết kiệm tiền bằng cách giảm số lượng nhân viên thư ký. Nó giúp tạo ra một cách làm việc mới — và AI mang đến một giá trị tương tự.

“Việc cắt giảm đội ngũ thư ký có thể không đủ để biện minh cho chi phí đó. Nhưng khi bạn nghĩ đến việc loại bỏ giới hạn vật lý đối với việc hình thành ý tưởng, viết ý tưởng của bạn và lặp lại ý tưởng đó, và sau đó cung cấp nó cho mọi người trong tổ chức, tôi đoán rằng, mặc dù chúng ta không thể chứng minh điều đó, nó đã mở ra một kỷ nguyên tiềm năng đổi mới lớn, và khả năng cho mọi người hiện nay để sắp xếp suy nghĩ của họ theo một cách hoàn toàn khác,” bà nói. Những thay đổi kiểu đó rất khó đo lường, nhưng chúng là những lợi ích to lớn.

Có được sự chấp nhận từ các giám đốc điều hành luôn là một phần quan trọng trong việc chuyển đổi số. Giống như các máy tính cá nhân trước đây, đám mây đã chuyển đổi cách các công ty kinh doanh.

Lakhani cho biết AI khác với đám mây vì các CEO có thể hiểu điều này bằng cách sử dụng nó. Nó không yêu cầu bất kỳ giải thích kỹ thuật nào thực sự để thấy sức mạnh của nó, và điều đó có thể giúp thúc đẩy thay đổi trong các tổ chức. “Cảm giác của tôi là điều khác biệt và điều đang thúc đẩy sự cường điệu là đám đông CEO và các thành viên hội đồng quản trị và những người ảnh hưởng đến chiến lược doanh nghiệp hiện có quyền truy cập vào các công cụ này, và có thể bắt đầu thấy một số vấn đề của chính họ được giải quyết theo cách này,” ông nói.

Nhưng điều đó không có nghĩa là các nhà cung cấp có thể đơn giản đổ vào các tổ chức và bán các giải pháp của họ. Họ phải tìm cách chứng minh giá trị. Các nhà cung cấp lớn và những người kinh doanh phải làm tốt hơn trong việc chỉ ra cách mà các công cụ AI có thể tạo ra những đổi mới và cải tiến thực sự trong cách mà các tổ chức hoạt động. Những công ty khởi nghiệp, những công ty đang xây dựng các ứng dụng hoặc nền tảng với một tầm nhìn lớn hơn về cách AI có thể tạo ra sự khác biệt cho doanh nghiệp có khả năng thành công hơn nếu họ có thể điều chỉnh cách họ tiếp cận các tổ chức và chứng minh giá trị thực sự của mình.

Sự thay đổi đến từ AI không phải là điều nhỏ bé. Tuy nhiên, khi xem xét và suy nghĩ về cách công nghệ này có thể ảnh hưởng đến tổ chức, và về cách tổ chức sẽ có thể ứng phó với nó, rõ ràng rằng các tổ chức cần có một cách tiếp cận cẩn trọng để đảm bảo rằng việc triển khai AI tạo ra giá trị thực sự và không chỉ là một cơn sốt công nghệ mới.